Tietosuojaseloste
8.9.2023
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), artikla 13 ja 14
Henkilörekisterin tiedot
1. Rekisterin nimi
TyöHämeen työllisyysalueen asiakasrekisteri
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
TyöHämeen työllisyysalueen asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään työvoimaviranomaiselle laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi sekä laissa tarkoitettujen tehtävien valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, tilastointiin, ennakointiin ja ohjaukseen.
Laissa tarkoitettuina julkisina työvoimapalveluina järjestetään: työnvälityspalveluja; tieto-, neuvonta- ja ohjauspalveluja; valmennusta; työvoimakoulutusta; muutosturvakoulutusta. Julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvat myös henkilöasiakkaan palveluprosessiin liittyvät asiantuntija-arvioinnit, tämän lain mukaiset kokeilut, työttömyysetuudella tuettu työnhakijan omaehtoinen opiskelu sekä työnantajalle ja henkilöasiakkaalle myönnettävät tuet ja korvaukset.
3. Rekisterinpitäjä
Hämeenlinnan kaupunki, y-tunnus 0146921-4
4. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Työllisyysjohtaja Mira Sillanpää
mira.sillanpaa@tyohame.fi
050 569 4638
TyöHämeen kirjaamon sähköposti: tyohame@hameenlinna.fi
Hämeenlinnan kaupungin yhteystiedot: tietosuojavastaava@hameenlinna.fi
5. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella
TyöHämeen työllisyysalueen toimeksiannosta ulkopuoliset työllistymistä edistävät ja tukevat palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja Hämeenlinnan kaupungin lukuun sopimuksen edellyttämässä laajuudessa.
6. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Rekisterin ylläpitäminen on lakisääteinen velvoite ja sen lainmukaisuus perustuu yleiseen etuun sekä julkisen vallan käyttöön. Henkilötietoja kerätään rekisteröidyn suostumuksella. Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Hallintolaki 434/2003
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
- Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 380/2023 (myöhemmin järjestämislaki)
- Laki kotoutumisen edistämisestä 681/2023
- Työttömyysturvalaki (1290/2002)
- Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017
- Laki työllistämistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta 935/2022
- Laki kuntouttavasta työtoiminnasta 189/2001
7. Rekisterissä olevat henkilötiedot
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä:
1. Henkilöasiakkaasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja
- henkilötunnus
- nimi ja yhteystiedot
- työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen kanssa asiointiin sekä asioinnin mahdollisesti edellyttämiin erityisjärjestelyihin, kuten tulkkauspalvelut ja turvallisuuteen liittyvät tiedot
- koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot sekä muut työnvälityksessä käytettävät tiedot;
- palvelutarvetta, suunnitelmia ja suunnitelmien toteuttamista koskevat tiedot;
- tiedot työ- ja koulutustarjouksista ja esittelyistä työnantajalle
- tiedot julkisista työvoimapalveluista, työttömyysturvalaissa tarkoitetuista työllistymistä edistävistä palveluista, muista työnhakua ja työllistymistä tukevista palveluista sekä asiantuntija-arvioinneista;
- sellaiset terveydentilaa ja työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta henkilön työllistymiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle;
- työttömyysturvaan liittyvät selvitykset, työvoimapoliittiset lausunnot ja muut lausunnot sekä ilmoitukset; mainittuja tietoja sekä työvoimapoliittisen lausunnon ja muun lausunnon antamiseksi välttämättömiä tietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun rekisteröitynyt henkilö ei ole henkilöasiakas;
- tiedot julkisiin työvoimapalveluihin kuuluvista etuuksista.
2. Työvoimapalveluja hakevasta tai saavasta työnantajasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- yksilöintitiedot
- työvoimapalvelujen asiakkuuteen ja työvoimaviranomaisen tai kehittämis- ja hallintokeskuksen kanssa asiointiin liittyvät tiedot
- toimintaa ja palvelutarvetta koskevat tiedot
- työpaikkoja ja niiden täyttymistä koskevat tiedot sisältäen kansainvälisellä rekrytoinnilla täytetyt työpaikat
- palkkatukea, 55 vuotta täyttäneiden työllistämistukea ja 111 §:ssä tarkoitettua tukea koskevat päätökset ja niihin liittyvät seuranta- ja maksatustiedot
- työkokeilua koskevat sopimukset
3. Työvoimapalvelujen tuottajasta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- yksilöinti- ja yhteystiedot;
- työvoimaviranomaisen kanssa asiointiin liittyvät tiedot
- palvelun haku-, valinta- ja seurantatiedot
4. Yhteistyöverkoston työntekijästä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- yksilöinti- ja yhteystiedot
- työvoimaviranomaisen kanssa asiointiin liittyvät tiedot
8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät
ELY-keskusten kehittämis- ja hallintokeskuksen hallinnoimat työvoimapalvelujen valtakunnalliset asiakastietojärjestelmät (Asiantuntijan työmarkkinatori, URA, TYPPI, YA), Taloushallinnon laskutukseen liittyvät järjestelmät, Kaupungin sähköinen arkisto ja asianhallintajärjestelmä, Microsoft M365, E-lomake (Sähköinen ilmoituslomake), Ajanvarausjärjestelmä, chat-palvelu, puhelinpalvelut.
Rekisterissä on manuaalista aineistoa.
9. Rekisterin tietolähteet
Henkilötietoja saadaan rekisteriin rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja niitä kertyy rekisteriin eri palvelutilanteissa Työmarkkinatorin palvelukanavissa, puhelimessa ja käyntiasiointien sekä asioinnin suunnittelun yhteydessä.
Tietoja saadaan luovutuksina henkilörekistereistä toiselta työvoimaviranomaiselta, muulta kunnan viranomaiselta, valtion viranomaiselta, hyvinvointialueelta, Kansaneläkelaitokselta, työttömyyskassalta, Eläketurvakeskukselta, Työllisyysrahastolta, työvoimapalvelujen palveluntuottajalta, muulta työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työvoimaviranomaisen järjestämän työllistymistä tukevan palvelun tuottajalta sekä järjestämislaissa 54 §:ssä tarkoitetun työkokeilun toteuttajalta.
Tietoja työtarjouksiin liittyvistä sekä henkilöön kohdistuvista rekrytointiratkaisuista saadaan työnantajilta.
Kun rekisteriin tallentuva henkilöasiakasta koskeva henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteriin merkitään, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.
10. Tietojen suojaamisen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella.
Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
11. Rekisterissä olevien henkilötietojen säännönmukainen luovutus
Rekisterissä olevia henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti.
Työ- ja elinkeinoministeriöllä on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimaviranomaiselta ja muulta kunnan viranomaiselta tiedot, jotka ovat välttämättömiä työ- ja elinkeinoministeriölle tässä tai muussa laissa säädettyjen työvoimapalvelujen toimeenpanoon, seurantaan, arviointiin ja ohjaukseen liittyvien tehtävien hoitamiseksi.
Työvoimaviranomainen voi luovuttaa työnantajalle työpaikan täyttämistä varten tarpeellisia tietoja työnhakijasta vain työnhakijan kirjallisella suostumuksella.
Henkilöasiakkaan tietoihin on merkittävä tieto suostumuksesta tai siitä kieltäytymisestä.
Työttömyysturvalain ja järjestämislain nimenomaiseen säännökseen perustuen rekisterinpitäjä luovuttaa asiakkaiden tietoja työttömyys- ja muiden etuuksien maksamista varten Kansaneläkelaitokselle (Kela) ja lausuntopyyntöjä varten työttömyyskassoille.
Työvoimapalvelujen tuottajalla ja työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työvoimaviranomaisen järjestämän työllistymistä tukevan palvelun tuottajalla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimaviranomaiselta ja kehittämis- ja hallintokeskukselta henkilöasiakasta koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun tuottamiseksi ja toteuttamiseksi.
Asiakkaan terveydentilaa koskevien tietojen luovuttaminen palveluntuottajalle on mahdollista vain, jos asiakas antaa tietojen luovuttamiseen yksilöidyn kirjallisen suostumuksen.
Tietojen luovutuksen peruste:
Henkilötietoja luovutetaan henkilön kirjallisella suostumuksella, jonka hän on antanut liittyessään palveluun, tai lain nimenomaiseen säännökseen perustuen.
12. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU tai ETA-alueen ulkopuolelle)
Tietoja ei siirretä.
13. Henkilötietojen säilytysajat
Asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden tiedot ja niiden säilytysajat on lueteltu tiedonohjaussuunnitelmassa, jonka ylläpidosta vastaa KEHA-keskus. Julkisissa työvoima- ja yrityspalveluissa käytettävän asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden asiakastiedot poistetaan pääsääntöisesti neljän vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä ja siirretään säilytysjärjestelmään. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellään säilytysajat. Osan asiakastiedoista Kansallisarkisto on määrännyt arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen.
Työllisyysalueen vastuulle kuuluvien asiakirjojen säilytys toteutetaan Hämeenlinnan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, ja mitä tietoja sinusta on tallennettu rekistereihin. Jos tiedoissasi on virheitä, sinulla on oikeus vaatia niiden oikaisemista tai täydentämistä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia tarpeettomien henkilötietojesi poistamista. Kuitenkaan siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyn peruste on lakisääteinen tehtävä, tietoja ei voida poistaa eikä siirtää järjestelmästä toiseen.